Od dnia 25 maja 2018 obowiązywać będzie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE.L.2016.119.1), zwane RODO, które wymaga od Uniwersytetu Jagiellońskiego wprowadzenia zmian dotyczących przetwarzania danych osobowych. Spowoduje to konieczność wprowadzenia bardziej rygorystycznych procedur związanych z nadawaniem upoważnień do przetwarzania danych, rejestracji osób przetwarzających dane, kontroli zakresu uprawnień oraz raportowania tych działań i prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w UJ.
Zmiany zgłaszania formularzy
Każde nadanie uprawnienia do przetwarzania danych w Portalu UJ będzie rejestrowane i będzie posiadać wskazane ograniczenie czasowe.Zmianie ulegną zasady tworzenia formularzy. W celu uruchomienia i utrzymania formularzy w Portalu UJ wymagane będzie podanie:
- Danych osoby odpowiedzialnej za formularz i przetwarzanie (tylko pracownik UJ - adres @uj.edu.pl);
- Czas uruchomienia i czas wygaszenia formularza (max. 2 lata);
- Dokładny opis pól i walidacji;
- Sposób przetwarzania - jeśli wysyłka danych z formularza będzie odbywała się na adres e-mail wówczas konieczne jest podanie adresu e-mail adresata w domenie @uj.edu.pl;
- Uzgodnienie zakresu przetwarzanych danych osobowych z Inspektorem Ochrony Danych (IOD);
- Jeżeli w formularzu przetwarzane będą dane osobowe, ustalenie z IOD ew. dodatkowych procedur związanych z zebraniem zgód i wypełnieniem obowiązku informacyjnego.
W związku z powyższym zablokowane zostaną wszystkie formularze, które obecnie są zaimplementowane w systemie portalowym.
Od chwili obecnej, aby wygenerować w Portalu UJ formularz zbierający dane osobowe należy w pierwszej kolejności zgłosić to do Inspektora Ochrony Danych ( IOD ) w celu ustalenia treści zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób, których dane będą przetwarzane w formularzu. W przypadku konieczności zapisu danych z formularza do bazy każdorazowo wymagany będzie kontakt z Sekcją Portalu UJ celem doprecyzowania możliwości i zakresu usługi, czasu przetwarzania (kiedy usunąć dane z bazy).
Więcej danych dotyczących RODO i jego wdrożenia w UJ znajdziecie Państwo pod adresem: www.iod.uj.edu.pl.
Zasady publikowania formularzy na stronach
-
Publikacja formularzy następuje tylko po akceptacji Inspektora Ochrony Danych (p. Monika Tokarczyk iod@uj.edu.pl) oraz zgłoszeniu przez formularz na niniejszej stronie
-
Można umieścić tylko jeden portlet webform na danej podstronie
-
Dla wszystkich webformów dostępnych niezalogowanym wymagane będzie użycie mechanizmu captcha
-
Nazwy (ale nie wartości) pól nie moga przekroczyć 60 znaków
-
Wykluczamy automatyczne potwierdzanie na adresy z pól formularza
-
Sumaryczna maksymalna wielkość danych z formularza wynosi 10MB (tyle zostanie przesłane mailem)
-
Przy stosowaniu w formularzach przekierowania (po udanym wysłaniu danych) czas dostarczenia danych na maila może się wydłużyć (przetwarzanie).
Poniższy formularz rejestracyjny wymaga zalogowania.