Od dnia 25 maja 2018 obowiązywać będzie ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE.L.2016.119.1), zwane RODO, które wymaga od Uniwersytetu Jagiellońskiego wprowadzenia zmian dotyczących przetwarzania danych osobowych. Spowoduje to konieczność wprowadzenia bardziej rygorystycznych procedur związanych z nadawaniem upoważnień do przetwarzania danych, rejestracji osób przetwarzających dane, kontroli zakresu uprawnień oraz raportowania tych działań i prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych w UJ.

W związku z powyższym zmianie ulegną zakresy i sposoby przyznawania uprawnień do funkcjonalności Portalu UJ.

W celu zabezpieczenia danych osobowych w Portalu UJ oraz ograniczenia ryzyka związanego z naruszeniem w/w danych zostanie wycofana rola "Administratora witryny" oraz "Administratora z rozszerzonymi uprawnieniami”.

W Portalu UJ nadal funkcjonować będzie rola "Redaktor witryny", która będzie przyznawana wyłącznie użytkownikom, którzy:

1. Posiadają aktywne konto w domenach:
   • @uj.edu.pl,
   • @doctoral.uj.edu.pl,
   • @student.uj.edu.pl.
2. Dostarczą wniosek podpisany przez kierownika jednostki, do której należy witryna.
3. Przeszli przynajmniej podstawowe warsztaty z obsługi systemu Portalowego.

Każde nadanie uprawnienia do przetwarzania danych w Portalu UJ będzie rejestrowane i będzie posiadać wskazane ograniczenie czasowe.

Zmianie ulegną również zasady tworzenia formularzy. W celu uruchomienia i utrzymania formularzy w Portalu UJ wymagane będzie podanie:

1. Danych osoby odpowiedzialnej za formularz i przetwarzanie (tylko pracownik UJ - adres @uj.edu.pl);
2. Czas uruchomienia i czas wygaszenia formularza (max. 2 lata);
3. Dokładny opis pól i walidacji;
4. Sposób przetwarzania - jeśli wysyłka danych z formularza będzie odbywała się na adres e-mail wówczas konieczne jest podanie adresu e-mail adresata w domenie @uj.edu.pl;
5. Uzgodnienie zakresu przetwarzanych danych osobowych z Inspektorem Ochrony Danych (IOD);
6. Jeżeli w formularzu przetwarzane będą dane osobowe, ustalenie z IOD ew. dodatkowych procedur związanych z zebraniem zgód i wypełnieniem obowiązku informacyjnego.

W związku z powyższym zablokowane zostaną wszystkie formularze, które obecnie są zaimplementowane w systemie portalowym.

Osoby, które nadal chcą korzystać z formularzy w celu ich odblokowania proszone są o kontakt z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji (przyszły IOD), p. Moniką Tokarczyk pod numerem telefonu 12 663 12 25 lub poprzez adres e-mail: monika.tokarczyk@uj.edu.pl. Prosimy o kontakt do 30 maja 2018 roku. Po tym terminie formularze, do których nie wystąpiono z wnioskiem o odblokowanie zostaną usunięte.

Od chwili obecnej, aby wygenerować w Portalu UJ formularz zbierający dane osobowe należy w pierwszej kolejności zgłosić do Administratora Bezpieczeństwa Informacji (przyszły IOD) w celu ustalenia treści zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz wypełnienie obowiązku informacyjnego w stosunku do osób, których dane będą przetwarzane w formularzu. W przypadku konieczności zapisu danych z formularza do bazy każdorazowo wymagany będzie kontakt z Sekcją Portalu UJ celem doprecyzowania możliwości i zakresu usługi, czasu przetwarzania (kiedy usunąć dane z bazy).

Więcej danych dotyczących RODO i jego wdrożenia w UJ znajdziecie Państwo pod adresem: www.iod.uj.edu.pl.